Hvad koster det at leje et selskabslokale?

Når du får et tilbud på et selskabslokale, er det sjældent bare én pris. Det samlede beløb er bygget op af flere dele, og to tilbud, der ser ens ud ved første øjekast, kan dække over vidt forskellige ting. Hvis du kender de enkelte prisdele, bliver det langt nemmere at sammenligne – og at undgå overraskelser på regningen bagefter.

Vi oplyser ikke gennemsnitspriser her, for priserne afhænger af alt fra beliggenhed til ugedag. I stedet gennemgår vi, hvad du betaler for, og hvad du bør spørge om.

Hvad består prisen af?

Lokaleleje

Lokalelejen er betalingen for at bruge rummet i et aftalt tidsrum. Nogle steder tager en fast pris for dagen eller aftenen, andre tager betaling per time. Hos mange restauranter og hoteller er der ingen særskilt lokaleleje, fordi den er indregnet i maden – til gengæld kan der være krav om et minimumsantal gæster eller et minimumsforbrug.

Forplejning og kuvertpris

Maden er ofte den største post. Den opgøres typisk som en kuvertpris, altså en pris per gæst. Spørg, hvad kuverten dækker: Er det kun hovedretten, eller også forret, dessert, kaffe og natmad? Er borddækning, servietter og pynt med? Forsamlingshuse lader dig ofte selv stå for maden eller vælge en ekstern kok, mens restauranter normalt har deres eget køkken.

Drikkevarer

Drikkevarer kan afregnes på flere måder: som en fast drikkevarepakke per person i et bestemt antal timer, efter forbrug, eller ved at du selv medbringer. Ved medbragte drikkevarer opkræver nogle steder et gebyr per flaske, såkaldte proppenge. Få det afklaret på forhånd, så du ved, hvad det koster, hvis festen trækker ud.

Personale

Tjenere, kok, bartender og opvask koster ofte ekstra – især hvis festen varer ud over den aftalte tid. Spørg, om der er en pris per time per tjener, og hvornår der begynder at blive opkrævet overtid.

Rengøring og oprydning

I nogle lokaler er slutrengøring inkluderet. I andre skal du selv rydde op og gøre rent, eller betale et gebyr for det. Spørg også, hvad der sker, hvis lokalet ikke er afleveret som aftalt.

Depositum og forudbetaling

Mange udlejere beder om et depositum for at reservere datoen eller som sikkerhed for skader. Få på skrift, hvor meget du skal betale, hvornår, og på hvilke betingelser du får pengene tilbage – også hvis du må aflyse.

Hvad påvirker prisen?

Sæson og ugedag

Efterspørgslen svinger hen over året. Lørdage i bryllups- og konfirmationssæsonen og weekenderne op til jul er typisk mest efterspurgte. Nogle lokaler har derfor lavere priser på hverdage, søndage eller uden for sæsonen. Har du mulighed for at flytte datoen, kan det være værd at spørge.

Kapacitet og antal gæster

Et stort lokale til få gæster kan blive dyrt per person, fordi den faste leje fordeles på færre. Omvendt kan et lokale, der er for lille, give dårlig plads. Vælg et lokale, hvor din gæsteliste passer til kapaciteten ved den bordopstilling, du ønsker – du kan filtrere på antal gæster i vores oversigt over selskabslokaler.

Beliggenhed og stil

Et lokale i en storby eller et historisk gods har andre omkostninger end et lokalt forsamlingshus. Det betyder ikke, at det ene er bedre end det andet, men at du får forskellige ting for pengene.

Regneeksempel

For at vise, hvordan delene lægges sammen, er her et helt hypotetisk eksempel med runde tal. Tallene er kun et eksempel og siger intet om, hvad et bestemt lokale koster.

• Lokaleleje: 5.000 kr.
• Kuvertpris: 400 kr. × 50 gæster = 20.000 kr.
• Drikkevarepakke: 300 kr. × 50 gæster = 15.000 kr.
• Ekstra personaletimer: 2.000 kr.
• Slutrengøring: 1.000 kr.

I alt 43.000 kr., svarende til 860 kr. per gæst. Pointen er, at en lav lokaleleje ikke nødvendigvis betyder en lav samlet pris – og at det giver mening at regne alle tilbud om til en pris per gæst, før du sammenligner.

Prøv selv: vælg festtype, antal gæster og niveau, og se hvad festen koster i alt og pr. gæst.

Sådan sammenligner du tilbud

Det letteste er at lægge tilbuddene op ved siden af hinanden i et simpelt skema med de samme rækker: lokaleleje, mad, drikkevarer, personale, rengøring, øvrige gebyrer og moms. Så kan du se, hvor der er huller.

• Sammenlign det samme. Er moms med i alle tilbud? Er drikkevarer med i det ene, men ikke i det andet?
• Regn om til pris per gæst. Det gør tilbud til forskellige antal gæster sammenlignelige.
• Se på tidsrummet. Et tilbud på fem timer og et tilbud på ti timer er ikke det samme.
• Læs betingelserne. Afbestilling, minimumsantal og frister for endeligt gæsteantal kan få betydning for prisen.

Spørgsmål du bør stille

• Hvad er inkluderet i prisen, og hvad koster ekstra?
• Er priserne inklusive moms?
• Hvor længe har vi lokalet, og hvad koster det at forlænge?
• Er der et minimumsantal gæster eller et minimumsforbrug?
• Må vi medbringe mad, drikkevarer eller kage – og koster det noget?
• Hvornår skal det endelige antal gæster oplyses?
• Hvad er reglerne for depositum og afbestilling?
• Er rengøring, borddækning og pynt med?

Når du har svarene, står du langt stærkere – både når du vælger lokale, og når du eventuelt vil forhandle. Leder du efter et sted med frihed til selv at stå for maden, så kig på forsamlingshuse. Vil du hellere have det hele klaret, er restauranter med selskabslokaler et godt sted at starte.