Planlæg firmafest og sommerfest – guide til lokalet

En firmafest er mere end en god aften. Den giver kolleger fra forskellige afdelinger mulighed for at mødes, og den kan markere et jubilæum, en god periode eller bare sommerens komme. Her får du en guide til at vælge lokale og få styr på praktikken, hvad enten det er en sommerfest, et jubilæum eller en fest efter et seminar.

Start med formålet

Før du leder efter lokale, så gør det klart, hvad festen skal kunne. Skal den fejre noget bestemt? Skal der være taler, prisoverrækkelse eller oplæg? Er det en uformel sommerfest, eller en mere festlig middag? Formålet afgør, hvilken type lokale der passer bedst.

• Hvem er inviteret – kun medarbejdere, eller også ledsagere, kunder eller samarbejdspartnere?
• Hvor mange forventer I kommer?
• Skal der være program i løbet af dagen, eller kun fest om aftenen?
• Hvor geografisk spredt er medarbejderne?

Lokaletyper

Selskabslokaler og restauranter

Et klassisk selskabslokale eller en restaurant med festsal er et godt valg til middag og fest. Køkken og personale er på stedet, og mange har erfaring med firmaarrangementer.

Konferencecentre og hoteller

Vil I kombinere møde og fest, er konferencelokaler og hoteller oplagte. Her kan dagen starte med strategi eller teambuilding og fortsætte med middag og dans – og gæsterne kan overnatte, hvis det er langt hjem.

Godser, herregårde og særlige steder

Til et jubilæum eller en fest, der skal huskes, kan et gods, en herregård eller et sted med en særlig historie give en ramme ud over det sædvanlige. Det kræver ofte mere planlægning af transport, men kan gøre festen til en oplevelse.

Særligt for sommerfesten

Sommerfesten byder på lange lyse aftener og mulighed for at være udenfor. Det kræver dog en plan for vejret.

• Vælg et sted med både inde- og udendørsareal, eller aftal leje af telt.
• Spørg lokalet, hvornår beslutningen om at rykke indenfor skal træffes.
• Tænk over skygge, myg og varme tæpper til sen aften.
• Grill, streetfood eller buffet passer ofte godt til en mere uformel stemning.
• Udendørs aktiviteter som spil eller konkurrencer kan bryde isen mellem afdelingerne.

Praktik

Tilgængelighed

Sørg for, at alle kan deltage. Tjek adgangsforhold for kolleger med gangbesvær, og hvordan man kommer til stedet med offentlig transport.

Transport

En fælles bus til og fra festen gør det nemt for alle og sikrer, at ingen kører hjem efter at have drukket. Aftal afgangstider, og gør dem tydelige i invitationen.

Mad, drikke og hensyn

Indsaml allergier og kosthensyn ved tilmeldingen. Sørg for gode alkoholfrie alternativer, og aftal med lokalet, hvordan drikkevarer afregnes – som fast pakke eller efter forbrug.

Musik, lyd og underholdning

Spørg lokalet, hvilket udstyr der er til rådighed: mikrofon til taler, højttalere, projektor og lys til dansegulvet. Skal I have band eller DJ, så tjek strøm, plads og eventuelle regler for lydniveau og sluttidspunkt. Planlæg programmet, så taler og fælles indslag ligger tidligt på aftenen, mens alle stadig er samlet og opmærksomme.

Ansvar og kontaktperson

Udpeg én kontaktperson, som lokalet kan henvende sig til på dagen. Det gør det lettere at løse ting hurtigt og aflaster resten af festudvalget.

Budget

Fastlæg budgettet tidligt, og del det op i lokale, mad, drikkevarer, underholdning, transport og en buffer. Regn gerne tilbuddene om til en pris per deltager, så de kan sammenlignes. Husk at tjekke, om priser er med eller uden moms, og om der er et minimumsantal gæster.

Læs mere i vores guide til hvad det koster at leje et selskabslokale. Holder virksomheden også julefrokost, så kig på vores guide til julefrokost.

Lav et budget til firmafesten med beregneren herunder.

Tjekliste

• Formål, målgruppe og dato fastlagt
• Budget godkendt
• Lokaletype valgt og tilbud indhentet
• Lokale booket med skriftlig bekræftelse
• Plan B ved dårligt vejr (sommerfest)
• Program, taler og underholdning planlagt
• Invitation sendt med tilmeldingsfrist
• Allergier og kosthensyn indsamlet
• Transport og eventuel overnatning arrangeret
• Endeligt antal meldt til lokalet
• Kontaktperson på dagen udpeget