Tjekliste til bryllupsfesten – sådan vælger I lokale

Lokalet sætter rammen for hele bryllupsfesten. Det afgør, hvor mange gæster I kan invitere, hvordan dagen hænger sammen, og hvilken stemning festen får. Derfor er det ofte en af de første beslutninger, I træffer. Denne tjekliste fokuserer på lokalet – fra den første søgning til selve dagen.

Tidslinje for lokalet

Et år eller mere før

• Bliv enige om stil, budget og en foreløbig gæsteliste.
• Beslut, om vielse og fest skal foregå samme sted eller to forskellige steder.
• Find et par mulige datoer – fleksibilitet med ugedag eller måned giver flere muligheder.
• Begynd at se på bryllupslokaler og indhent tilbud.

Når I har fundet lokalet

• Besøg lokalet, gerne på det tidspunkt af dagen, festen skal holdes.
• Book og få en skriftlig bekræftelse med pris, lejeperiode og betingelser.
• Send gerne en "save the date" til gæsterne.

Månederne op til

• Aftal menu, vin og eventuel smagsprøve.
• Planlæg bordopstilling, pynt og musik sammen med lokalet.
• Book overnatning til jer selv og gæster, der kommer langvejs fra.

De sidste uger

• Meld det endelige antal gæster og eventuelle allergier.
• Send bordplan og program for aftenen til lokalet.
• Aftal, hvem der er kontaktperson på dagen – helst en anden end jer.

Kapacitet og rum

Det er ikke nok, at der er plads til alle ved bordet. Et bryllup bruger ofte flere rum i løbet af dagen: et sted til velkomstdrinken, et til middagen og et til dansen. Spørg, om middagslokalet skal ryddes til dans, eller om der er et separat rum til det.

• Hvor mange gæster er der plads til ved den bordopstilling, I ønsker – lange borde, hesteskobord eller runde borde?
• Er der plads til dansegulv, band eller DJ?
• Er der et udendørsareal til reception eller fotos – og en plan B ved dårligt vejr?
• Er der adgang for gæster med gangbesvær?

Vælg et lokale, der passer til jeres største realistiske gæsteliste. Et lokale, der er for stort, kan føles tomt, mens et for lille lokale hurtigt bliver trangt, når dansen starter.

Spørgsmål til lokalet

Når I besøger lokaler eller beder om tilbud, er det en god idé at have de samme spørgsmål med hver gang, så svarene kan sammenlignes.

• Hvad er inkluderet i prisen – mad, drikkevarer, borddækning, personale, pynt?
• Hvornår må vi komme ind og pynte, og hvornår skal vi være ude?
• Hvornår skal festen slutte, og er der regler for musik efter et bestemt tidspunkt?
• Må vi selv vælge musikere, fotograf og blomster, eller har I faste samarbejdspartnere?
• Må vi medbringe bryllupskage eller drikkevarer?
• Holder I andre arrangementer samme dag?
• Hvad er reglerne for depositum, betaling og afbestilling?
• Hvornår skal det endelige antal gæster oplyses?

Læs også vores guide til hvad det koster at leje et selskabslokale, så I ved, hvordan tilbud typisk er bygget op.

Overnatning til gæsterne

Overnatning er værd at tænke ind tidligt. Hvis mange gæster kommer langvejs fra, eller festen slutter sent, er det en stor fordel at kunne sove tæt på. Nogle hoteller, kroer og godser og herregårde har værelser på stedet, så gæsterne kan blive til morgenmaden dagen efter.

• Spørg, om lokalet har værelser, og om de kan reserveres til gæsterne.
• Hvis ikke, så find overnatningsmuligheder i nærheden og del dem i invitationen.
• Overvej fælles transport til og fra overnatningsstedet.
• Aftal, om der skal være morgenmad eller brunch dagen derpå.

Hold styr på økonomien med budgetberegneren – den viser også prisen pr. gæst.

På selve dagen

På dagen skal I være gæster ved jeres egen fest. Udpeg en toastmaster eller en ven, der er kontaktperson for lokalet, holder styr på programmet og tager sig af det uventede. Giv lokalet en tidsplan for taler, kage, første dans og natmad, så køkken og personale kan følge med.

Samlet tjekliste

• Stil, budget og foreløbig gæsteliste
• Beslutning om vielse og fest samme sted eller to steder
• Tilbud indhentet og lokaler besøgt
• Lokale booket med skriftlig bekræftelse
• Kapacitet tjekket for middag og dans
• Plan B ved dårligt vejr
• Menu, drikkevarer og kage aftalt
• Overnatning til jer og gæster
• Transport mellem vielse, fest og overnatning
• Endeligt antal gæster og allergier meldt
• Tidsplan og bordplan sendt til lokalet
• Kontaktperson på dagen aftalt